ООО "Артекс" находится на ОСНО, продаем мебель и матрацы. Для продвижения товара (а именно матрацев) нами приобретены стойки деревянные на сумму 60 000 руб (без ндс).- в количестве 30 шт по 2000 руб. за шт, образцы матрацев на сумму 54000 в количестве 180 шт по цене 300 руб за шт. (на 1 стойку 6 образцов). Данные стойки и образцы предоставляются в торговые точки бесплатно, с целью демонстрации товара. Когда торговая точка перестает работать с нами, стойки и образцы возвращаются в ООО "Артекс", но если магазин не может вернуть нам стойки с образцами, то они должны возместить их стоимость. В связи с этим возникают вопросы:
1. На какой счет оприходовать стойки и образцы - 10, 01, 41?
2. Эти расходы относятся к рекламным или нет?
3. Как списать сумму 60 000 и 54000, если раздача материала растянется на несколько месяцев? Списать единовременно или по мере раздачи? на 44 счет или 91,2 - как не принимаемые для целей налогообложения?
4. Прочитала, что в момент безвозмездной передачи необходимо начислять НДС. Но в нашем случае,стойки с образцами периодически к нам возвращаются и передаются опять, а клиенты (в основном) не плательщики НДСа. Получается, что мы можем на одни и те же стойки с образцами начислять ндс бесконечно - так можно на одном НДС разориться!? учитывая, что он в расходе для прибыли не учитывается, в определенных случаях.
5. Можно ли стойки и образцы просто оприходовать на 10, списать на 44, принять в расход для прибыли, и вести учет этих материалов на забалансовых счетах?
6. Хотелось бы чтобы бухгалтерский учет при всем этом, максимально совпадал с налоговым.
По нашему мнению, описанная Вами ситуация соответствует понятию рекламы в виде экспозиции, расходы на которую предусмотрены в ст. 264 НК:
«4. К расходам организации на рекламу в целях настоящей главы относятся:
…
расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании».
Таким образом, Вы можете оприходовать стойки на счет 10 и списывать их стоимость в расход по мере выдачи в эксплуатацию, организовав при этом их забалансовый учет по местам эксплуатации. При получении компенсации за невозвращенные стойки учитывать эти суммы как прочий доход (счет 91) с НДС.
Образцы матрацев являются товаром (счет 41). Передача товара в магазины для экспозиции не является безвозмездной передачей, поэтому не списывается, а учитывается как изменение места хранения товара. В связи с тем, что при длительной экспозиции товар может терять «товарный вид», Вы можете предусмотреть уценку этого товара. При этом, использование счета 14 не обязательно, если реализация или списание этих образцов происходит в течение года.
Если магазин оплачивает невозврат образцов, то Вы отражаете это как реализацию, пусть даже убыточную. Если Вы принимаете решение о списании этих образцов как непригодных к продаже, то списываете их на издержки (Д-т 44 К-т 41).